Excel Advance: কোন সেল এ Dropdown Box থেকে আইডি সেলেক্ট করে, পরের সেল সমূহে Automatic ডাটা নিয়ে আসা।

আজকের পোষ্টের উদ্দেশ্য হলো কিভাবে কোন শীটে সংরক্ষিত ডাটা থেকে অন্য কোন শীটে শুধু মাত্র আইডি বা Unique কোন value select করে অন্য ডাটাগুলো নিয়ে আসা যায়।

পোষ্টের শুরুতে Sample File টি Download করে নিতে পারেন।

প্রথমে উপরের চিত্রের মত করে Sheet2 তে ডাটা এন্ট্রি করুন। এরপর Sheet1 এ উপরের চিত্রের মত করে কিছু সেল সাজিয়ে নিন। তারপর B4 থেকে B23 পর্যৃন্ত select করে Data tab এর Data Validation এ ক্লিক করুন। Validation Criteria এর Allow combo box এ List select করুন। Source box এ =Sheet2!A2:A21 লিখে ok click করুন। তাহলে আমাদের Drop Down set করা হয়ে গেলো।

এখন “Name” Column (C4 Cell) এ এই Formula লিখুন =IF(B4="","",VLOOKUP(B4,Sheet2!A$2:E$200,2,FALSE))

“Joining Date” Column (D4 Cell) এ এই Formula লিখুন =IF(B4="","",VLOOKUP(B4,Sheet2!A$2:E$200,3,FALSE))

“Designation” Column (E4 Cell) এ এই Formula লিখুন =IF(B4="","",VLOOKUP(B4,Sheet2!A$2:E$200,4,FALSE))

“Department” Column (F4 Cell) এ এই Formula লিখুন =IF(B4="","",VLOOKUP(B4,Sheet2!A$2:E$200,5,FALSE))

প্রতিটি কলামে সূত্র লেখার পর 23 Row পর্যন্ত Fill করুন।

এখন ID Column এর সেল সমূহে শুধুমাত্র আইডি সেলেক্ট করলেই পরের কলামগুলোর সেলে ডাটা চলে আসবে।

Any query? E-Mail me at harun24hr@gmail.com

Read More

Excel Advance: Visit Details, Excel এর মাধ্যমে করা একটি Advance কাজ। কি করা যায় Excel এর মাধ্যমে? জানার আছে অনেক কিছু।

আমার আজকের টিউনের মূল উদ্দেশ্য হলো আসলে এক্সেল দ্বারা কি করা সম্ভব তার কিছুটা তুলে ধরা। Privacy এর জন্য ফাইলে কিছু ডাটা Unknown দেখানো হয়েছে যেমন, নাম, মোবাইল নম্বর, ই-মেইল। 

Sample file download: Visit_Details      Zip File

Excel, Microsoft Office Package এর বহুল ব্যবহৃত একটি প্রোগ্রাম। বিশ্বজুড়ে সমাদৃত এই প্রোগ্রাম দ্বারা কত যে Advance level এর কাজ করা যায়, তার কতটুকুই বা আমরা জানি। আমাদের দেশে যারা Excel নিয়ে কাজ করে, তারা অনেকেই অনেক দক্ষ কিস্তু শেয়ার করতে চায় না বা সুযোগ হয় না। আমি কিছু টুকিটাকি কাজ করি Excel এর। তারই একটি ফাইল আপনাদের সাথে শেয়ার করলাম। ফাইলটি source code সহ open রাখা হয়েছে, যাতে যারা শিখতে আগ্রহী তারা জানতে পারে, কি কোড ব্যবহার করা হয়েছে এবং এই কোডগুলো তারা অন্য ফাইলেও নিজেদের মত ব্যবহার করতে পারে।

ফাইলটির কিছু Screenshots এবং বৈশিষ্ট্য:

·         New Visit button এ click করলেই উপরের চিত্রের মত একটি ফরম ওপেন হবে। এখান থেকে আপনি নতুন ভিজিট এন্ট্রি করতে পারবেন। First, Last, Next, Previous record এ navigation করতে পারবেন।

·         Copy Data button এর মাধ্যমে যেকোন সেল সেলেক্ট করে পুরোনো ডাটা দেখতে এবং এডিট করে নিউ ‍ভিজিট হিসেবে সেভ করতে পারবেন।

·         Filter button এ click করলে উপরের মত একটি ফরম আসবে। এখান থেকে আপনি একাধিক criteria select করে ডাটা ফিল্টারিং করতে পারবেন। যেমন Visit type, Product, Customer, date range, moth, year etc.

·         ফাইলটির আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো এটি Automatic প্রতিদিনের তারিখ সহ ব্যাকআপ রাখবে। আপনি যেখানে ফাইলটি রাখবেন সেখানে Backups নামে একটি ফোল্ডারে এই Backup file গুলো জমা হবে।

ফাইলটি Macro Enable তাই কারো কম্পিউটার Excel Macro Enable করা না থাকলে, Macro Enable করে নিতে হবে। Macro Enable করার জন্য নিচের চিত্রটি অনুসরন করুন।

হয়তো ফাইলটি সরাসরি কারো কাজে লাগবে না, কিন্তু আশাকরি যারা excel advance লেভেল এ কাজ করেন তারা তাদের অন্য ফাইলে এই কোড গুলো ব্যবহার করতে পারবেন।

আর হ্যা, এই ফাইলের সকল কাজ/কোড আমার নিজের করা। এই পোষ্ট নিয়ে যেকোন জিজ্ঞাসা থাকলে দয়া করে মেইলে জানাবেন। আমার ই-মেইল harun24hr@gmail.com

Read More

Excel Advance: Automatic roll assign. স্কুল বা কলেজের ছাত্র-ছাত্রীদের পাস বা ফেল এবং মোট নাম্বারের ভিত্তিতে অটোম্যাটিক রোল নং বসানোর সূত্র।

Excel বিভিন্ন হিসাব নিকাশ করার জন্য ব্যবহার করা হয়। স্কুল কলেজে যারা student দের পরীক্ষার রেজাল্ট প্রসেসিং এর জন্য এক্সেল ব্যবহার করেন তাদের এই সূত্রটি কাজে লাগবে বলে আশা করি।

Sample file download Roll_Assign_By_Function Zip File

Formula:    =MATCH(O2*10^(MAX($N$2:$N$1000)-N2),LARGE($O$2:$O$1000*10^(MAX($N$2:$N$1000)-$N$2:$N$1000),ROW($N$2:$N$1000)-ROW($N$1)),0)

নিচের চিত্রে সূত্রটির ব্যাখা দেওয়া আছে। যারা নিজেরা অনুশীলন করবেন তারা সূত্রের মধ্যে Fail Count এবং Total কলামের কলাম নাম পরিবর্তন করে নিবেন। যেমন, এখানে Fail Count column হলো N এবং Total কলাম হলো O.

সুত্রটি কিভাবে কাজ করে: এটি প্রথমে Fail Count থেকে সবচেয়ে কম বিষয়ে ফেল করেছে এমন ছাত্র-ছাত্রীকে রোল ১ হবে। যদি Fail Count সমান হয় তখন মোট নম্বর যার সবচেয়ে বেশি তার ঘরে রোল ১ হবে। এভাবে ধারাবাহিক ভাবে রোল চলে আসবে।

Logic: যদি কারো মোট নাম্বার সবচেয় বেশি হয় কিন্তু সে যদি কোন বিষয়ে ফেল করে তাহলে, যে কোন বিষয়ে ফেল করে নাই (মোট নাম্বার কম হলেও)  তার রোল প্রথমে আসবে। যদি একাধিক ছাত্র-ছাত্রীদের ফেল সমান হয় তখন ঐ ছাত্র-ছাত্রীদের মাঝে যার মোট নাম্বার বেশি হবে তার রোল সবচেয়ে কম হবে।

*** এটি একটি Array Formula তাই Formula বসানোর পর অবশ্যই আপনাকে Crtl+Shift+Enter চাপতে হবে। তাহলে Formula টি এরকম দেখাবে {=MATCH(O2*10^(MAX($N$2:$N$1000)-N2),LARGE($O$2:$O$1000*10^(MAX($N$2:$N$1000)-$N$2:$N$1000),ROW($N$2:$N$1000)-ROW($N$1)),0)}

এরপর সবগুলো সেলে ‍Autofill ব্যবহার করে Formula টি বসিয়ে নিন।

For any query about this post, please mail at harun24hr@gmail.com 

Read More

How to find equal or next larger value of amount of a specific type.

Suppose, we have data in two column, "Type", "Amount". We want to select a type and input amount. If the input amount is equal of that type then it will show that equal result or will return next larger value. According to above screenshot put below formula in G3 cell.

=MIN(IF($A$3:$A$11=D3,IF($B$3:$B$11=E3,$B$3:$B$11,IF($B$3:$B$11>E3,$B$3:$B$11))))

Sample File Download

*** Note: The formula is an array formula, So you must press Ctrl+Shift+Enter after finishing typing formula.

Read More

Excel Advance: বাংলাদেশী কমা (Comma) স্টাইল।

আমরা যারা বাংলাদেশে এক্সেল নিয়ে কাজ করি তাদের মধ্যে অনেকে এক্সপার্ট আছে। কিন্তু সমস্যা হলো নিজের জানা কাজ অন্যকে জানানো। কেউ জানায় না, কেউ জানাইতে চাইলেও পারে না। যাই হোক আমি আজকে একটা খুব সাধারন বিষয় নিয়ে টিউন করছি। অংকে লেখার সময় আমরা কমা ব্যবহার করি। যেমন শতকের পার, হাজারের পর, লক্ষের পর, কোটির পর। কিন্তু Excel এ দেখবেন কমা আসে বিলিয়ন মিলিয়ন এর পর। যেমন 124050222 এই সংখাটি যদি আপনি Excel এ লিখেন এবং কমা ব্যবহার করেন তাহলে 124,050,222 এ রকম হবে। তার মানে কমার হিসাবে আসল এক শত চব্বিশ মিলিয়ন পঞ্চাশ হাজার দুই শত বাইশ টাকা। কিন্তু আমাদের বাংলাদেশের কমা স্টাইলে হবে এরকম 12,40,50,222 মানে বার কোটি চল্লিশ লাখ পঞ্চাশ হাজার দুই শত বাইশ টাকা। আমি আজকে দেখাব কিভাবে Excel বাংলাদেশের স্টাইলে কমা ব্যবহার করতে হয়।

Sample File Download: Bangladeshi_Comma_Style           Zip File

(১) প্রথমে আপনার কাখ্ঙিত সংখ্যাটি যেকোন সেল এ লিখুন (একাধিক সেল ব্যবহার করতে পারেন)।

(২) এরপর সেলগুলো সেলেক্ট করে Right Button Click করে Format Cell select করুন।

(৩) Number tab থেকে Category এর নিচে Custom select করুন। এরপর Type এর নিচের বক্সে নিচের লাইনটি হুবহু কপি করে পেষ্ট করুন। 

[>=10000000] ##\,##\,##\,##0.00;[>=100000]##\,##\,##0.00;##,##0.00

OK করুন। দেখুন বাংলাদেশী স্টাইলে কমা এসে গেছে।

আর যারা vba code নিয়ে কাজ করেন বা করতে পারবেন তারা নিচের Function টি ব্যবহার করতে পারেন। ফাংশনের মাধ্যমেও একই ফলাফল পাবেন।

Public Function BdCommaStyle(YourValue)

Dim vResult As Variant

Dim strProcess As String

Dim strFormat As String

Dim iLength As Long

vResult = Null

    If IsNumeric(YourValue) Then

       strProcess = Abs(YourValue) & ""

       iLength = InStr(1, strProcess & ".", ".") - 1

       iLength = iLength + iLength \ 2

       strFormat = Right("@@@,@@,@@,@@@", iLength)

       vResult = Format(strProcess, strFormat)

       If Left(vResult, 1) = "," Then

          vResult = Mid(vResult, 2)

       End If

       If Val(YourValue) < 0 Then

          vResult = "-" & vResult

       End If

    End If

    BdCommaStyle = vResult

End Function

Word, Excel, Access নিয়ে যেকোন Query? Please mail me at harun24hr@gmail.com

Read More

MS Access: Shop Management System. মাইক্রোসফট অফিস অ্যাকসেস দিয়ে তৈরি দোকানের হিসাব রাখার সফটওয়্যার।

Shop Management System.

Download Link: Shop Management System. (3 MB)      Zip File (668 KB)

Software টির কিছু বৈশিষ্ট্যঃ

(1)     ক্রয়ের (Purchase) হিসাব এবং রিপোর্ট। Purchase Report, Daily, Monthly, Yearly abd Between two date.

(2)    Invoice তৈরি এবং বিক্রয়ের হিসাব এবং বিক্রয় রিপোর্ট। Sales Report, Daily, Monthly, Yearly abd Between two date.

(3)    স্টক হিসাব। Stock Report, Item, Brand, Model Wise.

(4)    বাকীর হিসাব।Due Invoice Report, Customer and Amount>= & Amount<=

(5)    টাকা গ্রহন ও প্রদানের বিস্তারিত বিবরন। (Payment/Transction history)

(6)    ক্রেতার তথ্য (Customer Information) সংরক্ষন এবং রিপোর্ট।

(7)    সাপ্লায়ারের তথ্য (Supplier Information) সংরক্ষন এবং রিপোর্ট।

(8)    পন্যের বিস্তারিত তথ্য (Item Information) যেমন:- Item, Brand, Model, Category, Price and Description.

(9)    দৈনন্দিন খরচের হিসাব (ব্যক্তিগত ও দোকানের হিসাব)। Cost Report, Daily, Monthly, Yearly abd Between two date.

(10)   সাপ্লায়ারকে পরিশোধের রিপোর্ট। Pay To Supplier Report, Daily, Monthly, Yearly abd Between two date.

Software টির Fully Customize (Your company name, Logo, Report Print) পেতে ইমেইল করুন harun24hr@gmail.com এই মেইলে।

নিচে Software টির কয়েকটি স্ক্রীনশর্ট দেওয়া হলো।

Invoice Form

Invoice Report

Reports Form

Stock Report Form

Stock Report

Read More